Ngày cập nhật: 18/08/2026

Smile Hub xây dựng Chính sách đặt lịch này nhằm giúp khách hàng chủ động lựa chọn thời gian thăm khám, hạn chế thời gian chờ đợi và hỗ trợ phòng khám chuẩn bị nhân sự, bác sĩ, phòng điều trị cũng như các thiết bị cần thiết.

Khi gửi yêu cầu đặt lịch qua website hoặc các kênh liên hệ của Smile Hub, khách hàng xác nhận đã đọc, hiểu và đồng ý với những nội dung dưới đây.

1. Phạm vi áp dụng

Chính sách này áp dụng cho khách hàng gửi yêu cầu tư vấn hoặc đặt lịch thăm khám tại Smile Hub thông qua:

  • Biểu mẫu đặt lịch trên website;
  • Hotline của Smile Hub;
  • Zalo, Facebook hoặc các kênh mạng xã hội chính thức;
  • Email của phòng khám;
  • Đặt lịch trực tiếp tại quầy lễ tân;
  • Các kênh liên hệ khác được Smile Hub công bố chính thức.

Chính sách áp dụng đối với các lịch tư vấn, thăm khám, kiểm tra, điều trị và tái khám, trừ trường hợp khách hàng và Smile Hub có thỏa thuận riêng bằng văn bản hoặc hình thức xác nhận phù hợp khác.

2. Các hình thức đặt lịch

Khách hàng có thể đặt lịch bằng một trong các hình thức sau:

  • Điền biểu mẫu đặt lịch trên website;
  • Gọi hotline 0914 748 166;
  • Gửi tin nhắn đến Zalo hoặc Facebook chính thức của Smile Hub;
  • Gửi email đến địa chỉ: [ĐỊA CHỈ EMAIL];
  • Đăng ký trực tiếp tại phòng khám.

Để được hỗ trợ nhanh chóng, khách hàng nên cung cấp đầy đủ các thông tin cơ bản gồm:

  • Họ và tên;
  • Số điện thoại liên hệ;
  • Dịch vụ hoặc nhu cầu cần tư vấn;
  • Thời gian mong muốn đến thăm khám;
  • Cơ sở muốn thăm khám, nếu Smile Hub có nhiều cơ sở;
  • Thông tin cần thiết khác theo hướng dẫn của nhân viên.

Khách hàng có trách nhiệm bảo đảm thông tin cung cấp là chính xác và thuộc quyền sử dụng hợp pháp của mình.

3. Xác nhận lịch hẹn

Việc gửi biểu mẫu hoặc tin nhắn đặt lịch chỉ được xem là một yêu cầu đặt lịch, chưa phải là xác nhận lịch hẹn chính thức.

Lịch hẹn chỉ được xác nhận khi Smile Hub liên hệ lại với khách hàng qua điện thoại, tin nhắn, email hoặc một phương thức phù hợp khác và thông báo rõ:

  • Ngày thăm khám;
  • Thời gian dự kiến;
  • Cơ sở tiếp nhận;
  • Bác sĩ hoặc bộ phận tiếp nhận, nếu có;
  • Nội dung cần chuẩn bị trước khi đến;
  • Khoản đặt cọc, nếu có áp dụng và đã được khách hàng đồng ý.

Sau khi lịch được xác nhận, Smile Hub có thể gửi tin nhắn nhắc lịch trước thời điểm thăm khám. Việc không nhận được tin nhắn nhắc lịch không làm mất hiệu lực của lịch hẹn đã được hai bên xác nhận.

Nếu chưa nhận được phản hồi xác nhận từ Smile Hub, khách hàng nên gọi hotline 0914 748 166 để kiểm tra tình trạng đặt lịch.

4. Thời gian tiếp nhận yêu cầu

Yêu cầu đặt lịch được tiếp nhận trong thời gian làm việc của Smile Hub:

  • Thời gian làm việc: [ĐIỀN THỜI GIAN LÀM VIỆC]
  • Địa chỉ: [ĐIỀN ĐỊA CHỈ PHÒNG KHÁM]
  • Hotline: 0914 748 166

Các yêu cầu gửi ngoài thời gian làm việc có thể được tiếp nhận và xử lý vào ca làm việc tiếp theo.

Thời gian khách hàng mong muốn có thể không còn trống tại thời điểm nhân viên xử lý yêu cầu. Trong trường hợp đó, Smile Hub sẽ đề xuất một hoặc nhiều khung giờ phù hợp khác để khách hàng lựa chọn.

5. Chuẩn bị trước khi đến thăm khám

Khách hàng nên có mặt trước giờ hẹn từ 10 đến 15 phút để thực hiện thủ tục tiếp nhận và cập nhật thông tin cần thiết.

Khi đến thăm khám, khách hàng nên chuẩn bị:

  • Giấy tờ tùy thân khi cần xác minh thông tin;
  • Hồ sơ nha khoa hoặc kết quả chụp, xét nghiệm đã có;
  • Danh sách thuốc đang sử dụng;
  • Thông tin về tiền sử bệnh, dị ứng thuốc hoặc vật liệu;
  • Thông tin về tình trạng mang thai hoặc các vấn đề sức khỏe cần lưu ý;
  • Giấy tờ bảo lãnh, bảo hiểm hoặc chương trình ưu đãi, nếu có áp dụng;
  • Những tài liệu khác theo hướng dẫn trước đó của Smile Hub.

Khách hàng cần cung cấp trung thực những thông tin sức khỏe có thể ảnh hưởng đến quá trình thăm khám hoặc điều trị.

6. Thay đổi hoặc hủy lịch

Nếu không thể đến đúng lịch, khách hàng nên liên hệ với Smile Hub trong thời gian sớm nhất, ưu tiên thông báo trước ít nhất 04 giờ so với giờ hẹn.

Khách hàng có thể yêu cầu đổi hoặc hủy lịch qua:

  • Hotline: 0914 748 166;
  • Zalo hoặc Facebook chính thức;
  • Email: [ĐỊA CHỈ EMAIL];
  • Kênh liên hệ đã dùng để xác nhận lịch.

Khi yêu cầu thay đổi lịch, khách hàng nên cung cấp họ tên, số điện thoại và thời gian lịch hẹn đã được xác nhận để Smile Hub kiểm tra nhanh chóng.

Đối với những dịch vụ cần chuẩn bị riêng về bác sĩ, phòng điều trị, vật liệu hoặc thiết bị, Smile Hub có thể áp dụng thời hạn thông báo thay đổi khác. Điều kiện cụ thể sẽ được thông báo và xác nhận với khách hàng trước khi đặt lịch.

7. Trường hợp khách hàng đến muộn

Nếu đến muộn, khách hàng nên thông báo cho Smile Hub càng sớm càng tốt.

Tùy theo thời gian đến muộn, tình trạng tiếp nhận tại phòng khám và lịch của bác sĩ, Smile Hub có thể:

  • Tiếp tục phục vụ nhưng thời gian chờ có thể kéo dài;
  • Điều chỉnh nội dung thực hiện trong buổi hẹn;
  • Chuyển sang bác sĩ hoặc khung giờ phù hợp khác khi khách hàng đồng ý;
  • Đề nghị khách hàng đặt lại lịch.

Nếu khách hàng đến muộn quá 15 phút, Smile Hub không thể bảo đảm tiếp nhận đúng bác sĩ hoặc thực hiện đầy đủ nội dung đã dự kiến.

Việc điều chỉnh lịch sẽ được trao đổi trên cơ sở tôn trọng quyền lợi và tình trạng thực tế của khách hàng.

8. Trường hợp không đến theo lịch hẹn

Nếu khách hàng không đến và không thông báo, lịch hẹn có thể được xem là đã hủy sau khi quá thời gian tiếp nhận hợp lý.

Đối với khách hàng nhiều lần không đến theo lịch đã xác nhận, Smile Hub có thể yêu cầu:

  • Xác nhận lại lịch trước ngày thăm khám;
  • Đặt lịch vào khung giờ phù hợp với khả năng tiếp nhận;
  • Đặt cọc trước đối với dịch vụ cần chuẩn bị riêng.

Mọi yêu cầu đặt cọc phải được thông báo rõ ràng và có sự đồng ý của khách hàng trước khi thực hiện.

9. Thay đổi lịch từ phía Smile Hub

Trong một số trường hợp, Smile Hub có thể cần thay đổi lịch hẹn do:

  • Bác sĩ phát sinh công việc chuyên môn hoặc trường hợp cấp cứu;
  • Buổi điều trị trước đó kéo dài hơn dự kiến;
  • Sự cố thiết bị hoặc hệ thống kỹ thuật;
  • Yêu cầu kiểm soát an toàn và vô trùng;
  • Thiên tai, dịch bệnh hoặc sự kiện bất khả kháng;
  • Những nguyên nhân khách quan khác.

Smile Hub sẽ cố gắng thông báo cho khách hàng sớm nhất và đề xuất khung giờ thay thế phù hợp.

Nếu Smile Hub không thể cung cấp dịch vụ đã đặt cọc và khách hàng không đồng ý chuyển sang lịch khác, khoản đặt cọc liên quan sẽ được xử lý theo thỏa thuận đã xác nhận và quy định pháp luật.

10. Chính sách đặt cọc

Một số dịch vụ có thể yêu cầu đặt cọc để Smile Hub chuẩn bị bác sĩ, phòng điều trị, thiết bị, vật liệu hoặc giữ khung giờ riêng cho khách hàng.

Trước khi khách hàng thanh toán, Smile Hub sẽ thông báo rõ:

  • Số tiền cần đặt cọc;
  • Mục đích của khoản đặt cọc;
  • Thời hạn thanh toán;
  • Điều kiện đổi hoặc hủy lịch;
  • Phương thức xử lý khoản đặt cọc;
  • Trường hợp được hoàn, bảo lưu hoặc chuyển sang lịch khác.

Smile Hub không tự động thu hoặc giữ tiền đặt cọc nếu khách hàng chưa được thông báo rõ ràng và chưa đồng ý.

Khách hàng cần thực hiện thanh toán đúng tài khoản hoặc phương thức do Smile Hub công bố. Không nên chuyển tiền vào tài khoản không được xác nhận bởi kênh liên hệ chính thức của phòng khám.

11. Trường hợp cần ưu tiên tiếp nhận

Thời gian hẹn là thời gian dự kiến. Trong một số trường hợp, thứ tự tiếp nhận có thể được điều chỉnh để ưu tiên:

  • Người có tình trạng cần xử lý khẩn cấp;
  • Trẻ em, người cao tuổi, phụ nữ mang thai hoặc người cần hỗ trợ đặc biệt;
  • Trường hợp có chỉ định chuyên môn cần được xử lý trước;
  • Tình huống phát sinh ảnh hưởng đến an toàn của khách hàng.

Smile Hub sẽ cố gắng hạn chế thời gian chờ và thông báo khi có sự điều chỉnh đáng kể.

Nếu có tình trạng đau dữ dội, chấn thương, chảy máu kéo dài, khó thở, phản ứng bất thường hoặc tình huống y tế khẩn cấp, khách hàng không nên chờ phản hồi từ biểu mẫu đặt lịch mà cần liên hệ ngay cơ sở y tế phù hợp hoặc gọi số cấp cứu 115.

12. Khách hàng chưa thành niên

Khách hàng chưa thành niên nên được cha, mẹ hoặc người đại diện hợp pháp hỗ trợ đặt lịch và đi cùng khi thăm khám.

Đối với dịch vụ cần sự đồng ý của người đại diện hợp pháp, Smile Hub có thể yêu cầu xác minh thông tin và hoàn tất văn bản đồng ý trước khi tiến hành.

Người đặt lịch cho người chưa thành niên xác nhận rằng mình có quyền hợp pháp cung cấp thông tin và yêu cầu dịch vụ cho người đó.

13. Tư vấn qua điện thoại và trực tuyến

Nội dung trao đổi qua điện thoại, tin nhắn, email hoặc biểu mẫu trực tuyến chỉ mang tính chất tiếp nhận thông tin và tư vấn sơ bộ.

Tư vấn trực tuyến không thay thế cho việc thăm khám trực tiếp, chẩn đoán, chụp phim, xét nghiệm hoặc chỉ định chuyên môn của bác sĩ.

Phương án điều trị, thời gian điều trị và chi phí chính thức chỉ được xác định sau khi bác sĩ đánh giá tình trạng thực tế của khách hàng.

14. Giá dịch vụ và chương trình ưu đãi

Thông tin giá hoặc chương trình ưu đãi được trao đổi khi đặt lịch có thể là mức tham khảo ban đầu.

Chi phí thực tế có thể thay đổi tùy theo:

  • Tình trạng răng miệng;
  • Phương pháp điều trị;
  • Mức độ phức tạp;
  • Loại vật liệu sử dụng;
  • Các dịch vụ được khách hàng lựa chọn;
  • Chỉ định chuyên môn sau khi thăm khám.

Smile Hub sẽ trao đổi về phương án và chi phí phù hợp trước khi thực hiện dịch vụ, trừ trường hợp cần xử lý khẩn cấp theo quy định pháp luật.

15. Bảo mật thông tin đặt lịch

Thông tin khách hàng cung cấp khi đặt lịch có thể bao gồm:

  • Họ và tên;
  • Số điện thoại;
  • Địa chỉ email;
  • Thời gian mong muốn;
  • Nhu cầu tư vấn;
  • Thông tin sức khỏe hoặc tình trạng răng miệng;
  • Nội dung trao đổi với Smile Hub.

Smile Hub xử lý các thông tin này nhằm tiếp nhận yêu cầu, xác nhận lịch, hỗ trợ thăm khám, chăm sóc khách hàng và thực hiện nghĩa vụ pháp lý.

Việc thu thập, sử dụng, lưu trữ và bảo vệ dữ liệu được thực hiện theo Chính sách bảo mật của Smile Hub và quy định pháp luật hiện hành.

Khách hàng không nên gửi mật khẩu, mã xác thực, thông tin tài khoản ngân hàng hoặc các dữ liệu không cần thiết qua biểu mẫu đặt lịch.

16. Tin nhắn xác nhận và thông tin tiếp thị

Khi đặt lịch, khách hàng đồng ý để Smile Hub liên hệ nhằm:

  • Xác nhận hoặc thay đổi lịch;
  • Nhắc lịch;
  • Cung cấp hướng dẫn trước và sau thăm khám;
  • Giải đáp yêu cầu khách hàng đã gửi;
  • Thông báo những thông tin trực tiếp liên quan đến dịch vụ.

Việc gửi nội dung quảng cáo hoặc chương trình tiếp thị sẽ được thực hiện theo quy định pháp luật và lựa chọn của khách hàng.

Khách hàng có thể yêu cầu ngừng nhận thông tin tiếp thị mà không ảnh hưởng đến việc nhận thông báo cần thiết liên quan đến lịch hẹn hoặc quá trình điều trị.

17. Thay đổi Chính sách đặt lịch

Smile Hub có thể cập nhật Chính sách đặt lịch để phù hợp với hoạt động thực tế, quy trình tiếp nhận hoặc quy định pháp luật.

Phiên bản mới sẽ được đăng tải trên website và ghi rõ ngày cập nhật. Đối với lịch đã được xác nhận trước khi chính sách thay đổi, Smile Hub sẽ ưu tiên áp dụng nội dung đã thông báo cho khách hàng, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác hoặc hai bên có thỏa thuận mới.

18. Phản ánh và giải quyết khiếu nại

Nếu có phản ánh liên quan đến việc đặt, đổi, hủy hoặc tiếp nhận lịch hẹn, khách hàng có thể liên hệ với Smile Hub qua các kênh chính thức.

Smile Hub sẽ tiếp nhận, xác minh và phản hồi trong thời gian hợp lý dựa trên nội dung vụ việc.

Nếu không thể giải quyết bằng thương lượng, khách hàng có quyền yêu cầu cơ quan hoặc tổ chức có thẩm quyền giải quyết theo quy định pháp luật Việt Nam.

19. Thông tin liên hệ

Để đặt lịch, thay đổi lịch hoặc gửi phản ánh, vui lòng liên hệ:

  • Đơn vị: [TÊN ĐƠN VỊ VẬN HÀNH SMILE HUB]
  • Địa chỉ: [ĐỊA CHỈ PHÒNG KHÁM]
  • Hotline: 0914 748 166
  • Email: [ĐỊA CHỈ EMAIL]
  • Zalo: [ĐƯỜNG DẪN HOẶC SỐ ZALO]
  • Thời gian làm việc: [THỜI GIAN LÀM VIỆC]